مقدمه

اساس نظام آراستگی محیط کار یا همان ۵S بر نظم و ترتیب و جلوگیری از آشفته بودن محیط کار و انجام آن است. نظام آراستگی محیط کار قدمت قابل توجهی دارد و پدیده‌ی نوینی به شمار نمی‌رود؛ اما تغییراتی که در طول سالیان با استفاده از تجهیزات گوناگون در آن به وجود آمده است، تفاوت آن را با آن چه در گذشته به این عنوان پیاده سازی می‌شد نشان می‌دهد.

لازم به ذکر است که دو عنصر از پنج عنصر شناخته شده و مطرح در ۵S تا سال ۱۹۸۶ میلادی در این ساختار حضور نداشته‌اند؛ به عبارت دیگر، به جای نظام ۵S از نظام ۳S استفاده می‌شده‌است.

یک سال پس از انتشار اولین مطلب در ارتباط با نظام ۵S در کشور سنگاپور در یکی از شرکت‌های مهندسی از این نظام استفاده شد. پیاده سازی نظام آراستگی محیط کار در این شرکت مهندسی توسط متخصصانی از کشور ژاپن انجام شد.

پیش از آن‌که کارکنان ارشد و بخش مدیریت بر روی نظام آراستگی محیط کار تاکید داشته باشند، باید نشانه‌های اجرای این نظام موثر را در کارهای خود جست و جو کنند. در چنین حالتی است که آن‌ها بهتر می‌توانند اهمیت پیاده سازی نظام آراستگی محیط کار را به راحتی لمس و درک کنند.

تعریف

می‌توان گفت نظام ۵S یک سامانه‌ی فکری و عملیاتی است که به منظور افزایش میزان بهره وری، افزایش میزان کیفیت کار و مقابله با از دست رفتن منابع سازمان طراحی می‌شود و متناسب با ماهیت کار مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سامانه به صورت منظم و ساختاریافته در تلاش است تا اصلاحات را به صورت مستمر و به تدریج در سازمان پیاده کند. با پیاده سازی نظام آراستگی محیط کار در سازمان، دو مقوله‌ی مهم کارایی و اثربخشی در سازمان بهبود پیدا خواهند کرد.

مزیت‌های پیاده سازی نظام آراستگی محیط کار

از مهم ترین مزیت‌های پیاده سازی نظام آراستگی محیط کار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

افزایش بازده در انجام فعالیت‌های مربوط به کار

ارتقای ارتباطات میان کارکنان

افزایش میزان رضایت مندی مشتریان

سرعت بخشیدن به تحقق اهداف

کاهش پیدا کردن زمانی که برای کاوش صرف می‌شود

بهینه سازی هزینه‌های تولید

تسریع انجام فعالیت‌ها

افزایش کیفیت کارها

کاهش تعداد حوادث ناشی از کار

بررسی و تعیین فعالیت‌های ضروری و فعالیت‌های غیرضروری

اولویت بندی فعالیت‌ها در کار

مراحل پیاده سازی نظام آراستگی محیط کار

به منظور پیاده سازی نظام آراستگی محیط کار می‌بایست از رهنمودهای مشاوران و کارشناسان با تجربه استفاده کرد. در قدم اول باید تمامی بخش‌های محیط کار را مورد بررسی قرار داد و تمامی مشکلات و نقطه‌های بحرانی و قابل توجه را مشخص و شناسایی کرد. در ابتدای کار بهتر است صرفا یک قسمت را انتخاب کنید و نظام آراستگی محیط کار را در آن قسمت پیاده سازی کنید.

بهتر است ابتدا یکی از پنج جزء مطرح شده در نظام آراستگی محیط کار را انتخاب کنید و نسبت به پیاده سازی آن اقدام کنید. پس از پیاده سازی نظام آراستگی محیط کار در مقیاس کوچک، این کار را ادامه دهید تا در تمام سازمان توسعه پیدا کند.

اجزای سامانه‌ی ۵S

چنان که پیش‌تر گفته شد، نظام آراستگی محیط کار دارای پنج جزء اصلی است که عبارتند از:

پاک‌سازی (Seiri)

نظم و ترتیب (Seiton)

نظافت (Seiso)

استاندارد سازی (Seiketsu)

سامان‌دهی (Shitsuke)

پاک‌سازی

در این جزء از نظام آراستگی محیط کار، تجهیزات و اقلام ضروری و کاربردی از اقلام و تجهیزات غیر کاربردی و غیر ضروری جدا می‌شود. به این ترتیب محیط کار مرتب و منظم خواهد شد. بر اساس میزان و اهمیت تجهیزاتی که در محیط کار مورد استفاده قرار می‌گیرند، وسایل و امور دسته بندی می‌شوند.

بعد از آن که امور ضروری و کاربردی در محیط کار دسته بندی و مشخص شدند، امور و تجهیزات غیر ضروری را می‌بایست از محیط کار خارج کرد.

اهداف پاک‌سازی محیط کار

تعیین نمودن اولویت‌ها در محیط کار

بهینه سازی در استفاده از محیط کار

بهینه سازی در استفاده از وسایل و تجهیزات در محیط کار

ریشه کن نمودن و حذف کردن تمامی علت‌های بروز آلودگی در محیط کار

حذف موارد، فعالیت‌ها و تجهیزات غیرکاربردی و غیر ضروری بر اساس معیارهای تعیین شده

نظم و ترتیب

نظم و ترتیب که به عنوان یکی از دیگر عناصر اصلی نظام آراستگی محیط کار مطرح می‌شود، به معنای این است که هر چیزی که به آن نیاز پیدا می‌کنیم در زمانی که می‌خواهیم موجود باشد و بتوان به راحتی به آن دسترسی پیدا کرد.

به طور کلی سرعت و کیفیت کار زمانی افزایش پیدا می‌کند که در زمان مناسب به هر چیزی که می‌خواهیم دسترسی پیدا کنیم. در غیر این صورت سازمان زمان را برای نیل به مقاصد خود از دست خواهد داد.

به منظور دست یابی و اسقرار پیدا کردن نظم و ترتیب در محیط کار می‌توان از کلمات زیر استفاده کرد:

چه کسی؟ (Who?)

چه چیزی؟ (What?)

چه وقت؟ (When?)

کجا؟ (Where?)

چطور؟ (How?)

چرا؟ (Why?)

با پاسخ گویی به پرسش‌های فوق می‌توان نظم و ترتیب را در محیط کار شفاف و سپس پیاده سازی کرد.

اهداف نظم و ترتیب در محیط کار

جلوگیری از تکرار خطاهایی که در محیط کار به وقوع می‌پیوندد

جلوگیری از از بین رفتن موادی که در محیط کار مورد استفاده قرار می‌گیرند

سرعت بخشیدن به دسترسی به تجهیزات و وسایل مهم در محیط کار

منظم شدن انجام فعالیت‌ها در محیط کار

استقرار پیدا کردن و مکان نمایی مناسب وسایل و تجهیزات مورد نیاز

چگونه می‌توان نظم و ترتیب را در محیط کار پیاده‌سازی کرد؟

واکاوی وضعیت موجود در محیط کار

تعیین محل قرار گرفتن وسایل و تجهیزات

تعیین کردن روش قرار دادن تجهیزات و وسایل در محل‌هایی که تعیین شده‌است

استفاده از راه‌کارهایی به منظور ترغیب کردن افراد شاغل در سازمان به رعایت کردن قوانین مربوط به قرار گرفتن تجهیزات و وسایل

نظافت

نظافت به معنای از بین بردن هر نوع آلودگی در محیط کار است. با استفاده از حذف یا محدود کردن منابع آلودگی می‌توان نسبت به این امر در محیط کار اقدام نمود. در این اصل باید در نظر داشت که هر یک از افراد سازمان مسئول رعایت نظافت سازمان هستند.

باید وسایل و موادی که نیازی به استفاده از آن‌ها وجود ندارد از محیط کار خارج شود. این کار باعث می‌شود که از بروز خطاهای گوناگون در تولید جلوگیری به عمل آید. همچنین افزایش کیفیت در تولید را شاهد خواهیم بود.

از یکی از اجزای این اصل از نظام آراستگی محیط کار می‌توان به نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه ماشین آلات و تجهیزات (PM) اشاره کرد. این مقوله در بسیاری از شرکت‌های صنعتی پیاده سازی می‌شود. با استفاده از تعمیر و نگهداری تمامی تجهیزات و ماشین آلات به صورت دوره‌ای بازبینی و در صورت لزوم تعمیر می‌شوند.

شرکت مادکو با بیش از ۱۰ سال سابقه درخشان در اجرای پروژه‌های آلاینده‌سنجی، آماده است تا با سازمان‌ها، صنایع و کارخانجات در این راستا همکاری نماید. به منظور کسب اطلاعات بیشتر در ارتباط با آلاینده‌سنجی، پیشنهاد ما مراجعه‌ به صفحه‌ی اختصاصی مادکو است.

اهداف نظافت

با پیاده سازی نظافت در راستای آراستگی محیط کار، چنین مواردی حاصل خواهند شد:

کاهش پیدا کردن خرابی‌های مربوط به ماشین آلات

کاهش آزارهای روانی در محیط کار

بهبود کیفیت در اجرای امور مربوط به کار

استانداردسازی

استانداردسازی به این معنا است که شرایط افراد و محیط به صورت منظم و مرتب نگهداری شود. در صورتی که استانداردسازی در محیط کار به صورت منظم و مداوم انجام شود، از به هم خوردن نظافت که یکی از دیگر اجزای اصلی نظام آراستگی محیط کار است جلوگیری به عمل خواهد آمد.

حفظ و نگهداری

به منظور حفظ و نگهداری وضعیت مناسب در محیط کار بایستی از استانداردسازی کمک گرفت و آن را در محیط کار پیاده سازی کرد. استانداردسازی به این معنا است که سه اصل نظام آراستگی محیط کار شامل نظافت، پاک سازی و نظم و ترتیب به صورت مداوم مورد اصلاح و کنترل قرار بگیرند.

در پیاده سازی استانداردسازی دو اصل زیر باید به صورت کلی رعایت شود:

بازدید کردن از تمامی تجهیزات، ماشین آلات، کارکنان، وسایل، محوطه و نظارت کردن بر روند کیفیت تولید یا انجام کار آن‌ها.

تعیین رنگ‌های معنادار و گوناگون بر حسب موضوع و طراحی کردن برچسب‌های مختلف برای دستگاه‌ها از قبیل: دستگاه‌های حساس، دستگاه‌های دارای اولویت، دستگاه‌های خراب و … .

اهداف استانداردسازی در محیط کار

از اهداف استانداردسازی در محیط کار می‌‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

استفاده‌ی بهینه از زمان در محیط کار

ارتقای محیط کار از نظر جذابیت

خودداری از اعمال سلایق گوناگون

کاهش حوادث و بیماری‌های ناشی از انجام کار

تکرار کارهای صحیح در راستای تحقق صحیح انجام دادن کارها

مدیریت محیط از نظر بصری در راستای تعیین موارد غیرعادی و رفع آن‌ها

کاستن از وابسته بودن انجام امور به افراد در محیط کار

سامان‌دهی

سامان‌دهی به این معنا است که تمامی کارکنان بایستی به منظور رعایت انضباط در محیط کار آموزش‌های لازم را فرا گیرند.

آموزش فرهنگ سامان‌دهی محیط کار

در صورتی که کارکنان در جلسه‌های آموزشی، اهمیت پیاده سازی نظام آراستگی محیط کار را درک کنند، بهتر می‌توان اهداف مربوط به هر یک از اجزای این نظام را پیاده سازی کرد.

اهداف سامان‌دهی

انجام اصلاحات در روابط میان کارکنان و پیشبرد اهداف سازمان

افزایش رضایت مندی مشتریان

افزایش تعلق خاطر از سوی کارکنان به سازمان

ایجاد ارزش و احترام در قبال کارکنان

نهادینه کردن پیاده سازی نظام آراستگی محیط کار در کارکنان به صورت یک عادت همیشگی و روزمره

برخی از مثال‌های مرتبط با سامان‌دهی:

پرهیز از استعمال دخانیات در محیط کار

ورزش کردن در محل و در زمان‌های از پیش تعیین شده

در جدول زیر می‌توان نمونه‌ای از برنامه‌ی روزانه‌ی اجرای نظام آراستگی محیط کار را مشاهده و از آن استفاده کرد:

 

نویسنده‌ی محتوا:

علی اکبر ایمانی